четверг, 15 мая 2014 г.

Правильно вручаем претензию, иск, акты выполненных работ и другие документы

Вручение документов, не смотря на очевидную простоту, по прежнему остается проблемой для большинства предпринимателей и не только для них. 
Необходимость вручить документы (заявление об увольнении, претензию, иск или что-то еще) возникает, как правило, в ситуации предстоящего или уже проявившегося конфликта, когда сторона, которой адресовано обращение, может даже уклонятся от его получения. 

В любом случае отметим, что даже при отсутствии конфликта, желательно соблюдать простейшие правила вручения документов, потому как в дальнейшем в суде такие объяснения как "я ему в руки дал, а он не вернул" или "я ему звонил, а он не пришел" - восприняты не будут, так как с таким же успехом можно было бы и по батарее постучать. 

Первое - "В руки".
Самый надежный способ вручить документ - это получить расписку о его получении непосредственно от лица, которому документ адресован. Такая расписка представляет из себя указание на фамилию и инициалы получающего, дату получения, роспись. 
Если документ адресован юридическому лицу, то поставить отметку о получении должен исполнительный орган или лицо его замещающее, с указанием на расписке должности, фамилии и инициалов, даты получения, росписи, по возможности печати или штампа организации и номера входящего документа. 
Вручить документ можно и представителю физического или юридического лица. Полномочия представителя удостоверяются доверенностью (иногда приказом), заверенную копию которой необходимо получить вместе с распиской. 
Сама расписка о получении может совершена на Вашем экземпляре вручаемого документа или может быть выполнена в виде самостоятельного документа (акт, опись, сопроводительное письмо или что-то еще), в котором указывается кто, кому, чего передал, фамилии и инициалы, подписи, дата передачи документов, указание на должность (если в передаче участвуют юридические лица) и полномочия (если действуют представители). 
Будет считаться так же надлежашим вручением документа и то, если Вы его оставите под роспись в приемной (канцелярии) юридического лица. Так как в данном случае полномочия лица, работающего в приемной (канцелярии) на получение и регистрацию документов следуют из обстановки (однако иногда бывало и так, что получающая сторона отказывалась и от этого факта). 

Второе - "Почта". 
Если вручить документ, что называется "в руки" не удалось или имеются сомнения в надежности этой процедуры, то можно прибегнуть к помощи почтовых служб (обязательно лицензированных). 
Корреспонденцию необходимо направить с описью вложения, с уведомлением о вручении (при необходимости доказывания факта получения и его даты) и по адресу Вашего оппонента. 
Надлежащим адресом является адрес регистрации физического лица по месту жительства, а для юридического лица адрес, указанный в едином государственном реестре юридических лиц. 
Если в вашем договоре (расписке, ином документе) указан иной адрес, отличающийся от указанного в ЕГРЮЛ или паспорте гражданина, то лучше направить копии документов и по этому адресу (то есть совершить все разумные действия по уведомлению). 

Пожалуй это два самых надежных способа вручения документов. 

Третье - "Электронная переписка". 
Если Вы в своей переписке с оппонентами не используете электронную цифровую подпись, то лучше не прибегать к данному способу для отправки юридически значимых документов, ну или хотя бы страховаться (дублироваться) одним из первых двух. 
Воспользоваться данным способом можно и тогда, когда принадлежность электронных почтовых адресов не вызывает сомнения у сторон, ну например: в договоре стороны указали адреса электронной почты, с использованием которых будет вестись переписка или такие адреса заявлены в рекламной продукции или иным образом преданы широкой огласке. 
В таком случае есть шанс сказать, что корреспонденция была направлена  надлежащим образом, если конечно законом или договором не предписан иной способ вручения документов. 
Возможно для подтвеждения факта вручения документа данным способом придется прибегнуть к помощи технических специалистов. 

Четвертое - "Факс". 
Факс так же часто используется для оперативной передачи документов. Проблема его использования состоит в том, что мы не знаем и не видем человека, принимающего его, а значит не можем проверить достоверность сообщенных им сведений. 
Ну если вдруг Вы решили воспользоваться факсом, то примите во внимание следующие моменты:
1. отправлять факс нужно на телефонный номер, принадлежность которого вашему оппоненту можно подтвердить через запрос оператору связи, ну или если этот номер телефона заявлен Вашим оппонентом самостоятельно (указан в договоре для связи, назван в рекламе и т.д.). 
2. необходимо снять данные с факса об отправке документа.
3. запишите фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего факс, а так же время и дату. 
4. уточните входящий номер регистрации сообщения. 
5. если получится пусть Вам так же вышлют расписку о получении документа по факсу.